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Consejos para el área de hot desking de tu oficina

Consejos para el área de hot desking de tu oficina

Vivimos en una época donde reinventarse y asumir las novedades profesionales es indispensable

Seguro que ya conoces las ventajas de un área de hot desking para cualquier tipo de oficina, para los profesionales y para los directivos. Un espacio de trabajo compartido en oficina que sigue la tendencia actual de flexibilidad laboral, teletrabajo y modelo híbrido. Apostar por nuevos espacios de trabajo compartidos está a la orden del día.

Pero este nuevo espacio viene también con incertidumbres, con dudas y con preguntas respecto a la organización, a los servicios y a los derechos, pero también los deberes de sus ocupantes. Hoy te contamos un poco más sobre este tema.

Recuerda que el término hot desking consiste en un espacio de trabajo compartido entre profesionales que utilizan en diferentes momentos, ya sea en coworkings u oficinas propias.

Consejos para la organización de espacios en el área de hot desking

  • Planifique los horarios y las horas pico
  • Establezca un “check-in” eficaz
  • Consigue una variedad de espacios
  • No tengas miedo a las subdivisiones… o a no poner ninguna
  • Escritorios compartidos y almacenamiento designado
  • Recursos suficientes para empleados

El concepto de hot desk no es nuevo para muchos, pero puede generar incertidumbre en ciertas situaciones “límite”, como por ejemplo los días o las horas pico de asistencia a un espacio de trabajo. Sobre todo ahora, que debido a la situación sanitaria del COVID-19, debemos evitar aglomeraciones o excesivas acumulaciones de gente en los espacios de trabajo. Un viernes por la tarde puede no ser un problema ubicar a tus trabajadores pero… ¿y un martes por la mañana?

Según solidaridad internacional, de martes a jueves se tiende a la presencialidad. Para estos días puedes necesitar planificar los escritorios y material disponible, teniendo que, en caso de gran afluencia, buscar soluciones como un horario alterno lunes-miércoles vs martes-jueves. Para evitar conflictos innecesarios, comparte un horario y una forma de check in de espacios en el caso que prefieras dejar más libertad a tus empleados.

Plantea también, si lo ves conveniente, dividir el espacio en subdivisiones, por equipo o no. Ambas tienen sus ventajas: sentarse con miembros con los que se trabaja habitualmente puede fomentar el intercambio de dudas o consejos. Y si lo hacemos con personas ajenas, se conocen nuevos perfiles, nuevas ideas y posibles sinergias.

Pero un área de hot desking no son solo filas de escritorios. Puedes conseguir un espacio variado con zonas para el tiempo personal, para conversaciones privadas, un servicio de cafetería y restauración in situ… ¡y no olvides la importancia del almacenamiento para ellos! Puede ser que compartan mesa, pero necesitan sus propios cajones, estanterías…

Esto también hace referencia al material y recursos que tienen que estar a disposición de los miembros del área de hot desking. Buena conexión a internet, pantallas, teclados, enchufes… y también folios, a no ser que practiques una filosofía paperless.

Consejos para el empleado en el área de hot desking

  • Respeta el espacio como si fuera tuyo
  • Interactúa con el resto de compañeros
  • Si tienes dudas, levanta la mano
  • No dudes a la hora de expresar tu feedback

Estas pautas están más enfocadas a lo que puedes aplicarte si eres miembro de un área de hot desking o quieres inculcarlo entre tus empleados. El primero es simple: respetar el espacio como si fuera tuyo. Recoger los “trastos”, limpiarlo después de su uso y cuidar el material común.

Anima a los usuarios de este modelo de organización del espacio de trabajo a dos cosas: si tienen dudas deben resolverlas, es el momento de expresar cualquier fallo o sugerencia que mejore la forma de gestionar el hot desk. Así se consigue mejorar la motivación y la comodidad en el espacio de trabajo, y con ello la productividad.

Por último, no olvides recomendar a tus empleados que interactúen con el resto de compañeros en su turno o puesto. Un aumento de la red de contactos es otra ventaja que se suma a la lista ya mencionada en los anteriores consejos.


ENLACES DE INTERÉS

Una noticia reciente de El País sobre esta tendencia en espacios de oficina

https://elpais.com/economia/2021-09-02/la-audiencia-nacional-avala-las-mesas-calientes-en-las-empresas.html

Sobre la motivación de los trabajadores… y cómo conseguirla

https://www.briodeli.es/blog/como-motivar-trabajadores

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Cómo adaptarse a los modelos de flexibilidad laboral de forma exitosa

La flexibilidad laboral se ha convertido en un ingrediente indispensable del bienestar de los empleados. Sus ventajas han demostrado que, permitiendo a los trabajadores desarrollar su jornada laboral desde el lugar que prefieran y en el horario que más les convenga, se puede mejorar el rendimiento y la satisfacción de la plantilla. Y que, además, desde la empresa se ayuda a hacer frente a algunos de los retos más importantes de nuestro tiempo, como es la conciliación de la vida personal y profesional.

¿Y qué es la flexibilidad laboral?

La flexibilidad en el lugar de trabajo se trata de un modelo “a medida” acordado entre empresa y trabajador que enfatiza la voluntad y la capacidad de adaptarse al cambio, particularmente en lo que respecta a cómo y cuándo se realiza el trabajo. En un lugar de trabajo flexible , se satisfacen las necesidades tanto del empleado como del empleador.

Por supuesto, todos estos cambios del paradigma laboral están trayendo consigo una transformación de los espacios de trabajo y de las relaciones laborales, así como un abanico de nuevos retos a los que las empresas deben hacer frente.

¿Qué voy a encontrar en este artículo?

Flexibilidad laboral, ¿qué modalidad es para ti?Beneficios de la flexibilidad laboral Retos de la flexibilidad laboral Flexibilidad laboral, ¿qué modalidad es para ti?

El lugar en el que desean trabajar los empleados ya no es sólo uno. Puede que el lunes prefiera empezar la semana trabajando desde casa, el martes quiera acudir a la oficina para resolver algunas dudas con sus compañeros y que el miércoles decida trabajar desde la cafetería que está cerca de su banco porque tiene que hacer unas gestiones por la mañana.

Eso es precisamente lo que ofrece la flexibilidad laboral, la posibilidad de trabajar dónde y cuándo quieras, mientras cumplas con tus responsabilidades profesionales y tus horas de trabajo. Una forma de darle al empleado la libertad de decidir sobre cómo prefiere organizar su día, favoreciendo la conciliación laboral y familiar, y que tiene beneficios tanto para el trabajador como para la empresa.

¿Qué es y por qué es importante mantener un buen employer branding?

Es el momento de cuidar del público más exigente de una empresa: sus empleados

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PRINCIPALES BENEFICIOS DEL EMPLOYER BRANDING

Transparencia en las acciones corporativas para con los empleadosPrevención de crisis internasConocimiento de las necesidades reales del profesionalMejora en la productividad de la empresaMejor ambiente laboral y comunicación internaFragmento destacado¿Qué es el employer branding?

Este concepto nace en los años 60 en Estados Unidos, aunque su significado ha variado con el paso del tiempo. Se puede entender mejor respondiendo a las clásicas preguntas del periodismo:

¿Qué? Una estrategia en torno a la reputación de una empresa¿Cuándo? Es un proceso continuo¿Dónde? Especialmente en el lugar de trabajo, en redes sociales y en la web de la empresa¿Quién? Los líderes, responsables del departamento de Recursos Humanos y Talento¿A quién? El público objetivo que es importante cuidar aquí son los empleados y candidatos potenciales¿Cómo? Con acciones off y online pensadas para conocer a los empleados y responder sus necesidades de forma más eficiente¿Por qué? Porque los profesionales de una empresa son su activo más valioso, y es importante atraer y retener su talento

6 pasos para una estrategia de employer branding efectiva

Pensar en los empleados es pensar en el éxito de la empresa.

¿Qué buscan las empresas a la hora de conseguir profesionales que se unan a sus filas? Retener su talento el mayor tiempo posible, pues es uno de sus principales valores diferenciadores. Para ello tienen a su disposición una serie de herramientas para atraer y retener el talento: incentivos salariares, programas de flexibilidad laboral, beneficios sociales… y más que pueden utilizarse en una estrategia de employer brandingefectiva.

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Transparencia. Productividad. Satisfacción. Prevención. Los beneficios que obtiene una empresa al trabajar su imagen de marca desde el employer branding son numerosos. Comprueba, paso a paso, las tareas que debes poner en marcha para alcanzar el éxito al atraer y fidelizar talento.

CÓMO IMPLANTAR UNA ESTRATEGIA DE EMPLOYER BRANDING EFECTIVA

Qué hace tu competencia.Cómo es tu candidato ideal.Escucha activa hacia tus empleados.Dar voz a embajadores de marca internosMejorar la captación de talento y candidate experiencePracticar el digital employer branding1. Investiga qué hace la competencia

En cualquier departamento de una empresa, grande o pequeña, se realizan procesos de investigación antes de lanzar una nueva estrategia, táctica o acción. Pues a la hora de comenzar una estrategia de employer branding, también. Algunos puntos que debes investigar con precisión:

Debilidades de tu competencia.Oportunidades del sector y del mercado.Comunicaciones de tu competencia.Fortalezas internas que no pueda ofrecer la competencia.Programa de servicios a empleados (por ejemplo, guardería, comida) de otras empresas.

Piensa en la competencia no solo directa, también en aquella que pueda requerir el mismo tipo de empleado que tú. Eso te lleva al siguiente paso.

2. Define tus candidatos ideales

Seguro que buscas un perfil con determinados conocimientos para diferentes puestos de trabajo. Pero ve un paso más allá: seguro que buscas un futuro empleado con una serie de habilidades basadas en la interacción humana, llamadas soft skills. No todo en esta vida es la experiencia académica y laboral y, cuando defines el candidato ideal, importan también sus atributos para determinados equipos.

Además, tienes que investigar y razonar otra serie de supuestos: las barreras que podría tener para no escoger tu empresa, los deseos que tiene que satisfacer, sus impulsores a la hora de tomar una decisión…