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Hot Desking y espacio compartido

Hot desking: espacio de trabajo compartido en oficinas

Vivimos en una época donde reinventarse y asumir las novedades profesionales es indispensable

2020 fue el año del teletrabajo. Y parece que 2021 está siendo el del trabajo híbrido, un modelo que ve la vuelta a las oficinas como una posibilidad, de varios días, y no una obligación de lunes a viernes. Replantearse los horarios, la cantidad de asientos disponibles para desempeñar su labor, los servicios que se ofrecen a los empleados tiene un nombre: organización de espacios. Y el término hot desking, espacio de trabajo compartido, ha llegado como una posible solución.

En este artículo podrás saber más sobre este tema, ahondando en:

  • Qué es hot desking
  • Ventajas del espacio de trabajo compartido
  • Consejos para un hot desking eficaz
  • De hot desking a employer branding

Qué es hot desking

Un espacio de trabajo compartido entre profesionales que utilizan en diferentes momentos. En cuanto a los tipos de espacio donde esta tendencia se establece son: una oficina compartida, o espacios de coworking, o también una oficina “tradicional”, con diferentes turnos (dentro del día o de la semana) para grupos de empleados.

Seguro que pensabas que la filosofía hot desk solo encajaba en un coworking. Aunque en principio así era, actualmente muchas grandes, medianas y pequeñas empresas, con el modelo de trabajo híbrido implantado, están dejando a un lado los escritorios fijos a favor de los escritorios compartidos. Todo por las ventajas que te explicamos más adelante.

¿Crees que aplicar un espacio de trabajo compartido en tus oficinas puede ayudarte a motivar a tus trabajadores? Lee nuestro artículo y juzga por ti mismo

El concepto de hot desk proviene de los marines de EE. UU, pues ellos compartían la litera por turnos. Ellos lo llamaban hot raking. Apareció en los años 90 en el país, pero no ha sido hasta la actualidad cuando se ha empezado a considerar una opción en el entorno profesional y se ha extendido a varios países del mundo.

Ventajas del espacio de trabajo compartido

  • Aumenta la flexibilidad laboral
  • Fomenta la creatividad
  • Ayuda a crear una red de contactos
  • Potencia la inclusión en el lugar de trabajo
  • Permite la movilidad
  • Menor inversión y ahorro en costes
  • Más aprovechamiento del espacio

Ventajas para el profesional

Al asumir un modelo de espacio compartido entre profesionales también se asume un modelo híbrido y, por tanto, todas las ventajas relacionadas con este, que incluyen la flexibilidad laboral para decidir dónde, cuándo y cómo quieren trabajar.

Cambiar de compañeros de mesa y de entorno es el empujón que muchos necesitan para fomentar su creatividad y, con ello, su productividad (como cuenta el dicho popular, “nos viene bien cambiar de aires”). Además, es una forma de conseguir un lugar de trabajo más inclusivo: diferentes perfiles, orígenes y motivaciones. Imagina las sinergias que se podrían llegar a producir. Y la red de contactos que pueden generar.

Ventajas para la empresa

¿Algo más aparte de un trabajador motivado y, por tanto, más productivo? Sí, las ventajas del hot desk no solo se centran en el empleado. Según el medio statista, en 2019 un 9% de las oficinas estaban desocupadas, una cifra que se ha duplicado hasta estas fechas. Por hablar de números, en una oficina de1.000 metros cuadrados se están desaprovechando alrededor de 150 m2 . Una vivienda de tamaño considerable que no se está utilizando en cada espacio de trabajo.

Gracias al hot desk, te podrás dar cuenta de los fallos en la distribución de tu oficina, corregirlos y sacar el máximo beneficio al mismo.

Al aprovechar mejor las áreas se puede destinar el espacio sobrante a servicios y beneficios para los empleados. O a incluir más profesionales en el equipo que ayuden a la productividad total de la empresa. Además, al establecer un modelo de espacio de trabajo compartido, se tiene un menor número de escritorios y material de oficina (como pantallas, conexiones a internet, impresora…) lo que puede reducir en hasta un 30% los gastos.

Guía de productividad

En el caso de establecerte en un coworking también facilitas la movilidad de tus empleados. Seguro que muchos tienen familia fuera, quieren teletrabajar desde otro punto del país… muchas empresas de coworking garantizan la movilidad entre sus filiales con total libertad.

Consejos para un hot desking eficaz

  • Crea una gestión de sitios eficaz. Con una aplicación, un sistema de turnos definido…
  • Fomenta el respeto por el espacio. Mantenerlo limpio, con el material cuidado, para su futuro uso.
  • Fomenta el respeto entre compañeros. Anima a que interactúen, que compartan opiniones.
  • Cuenta todos los servicios disponibles. En los espacios de coworking, el hot desk es acompañado, por ejemplo, de reservas para salas de reuniones.
  • Mantente informado de las necesidades de tus empleados. En referencia al espacio de trabajo compartido, si están cómodos con el sistema, si necesitan algún material extra…

De hot desking a employer branding

¿Puede ayudar este nuevo modelo de distribución del espacio de trabajo a tu forma de captar y retener talento? Por supuesto. Antes te hemos hablado de destinar los sitios libres a beneficios para tus trabajadores. Desde un futbolín o una zona de descanso para desconectar hasta soluciones de alimentación. Por un lado, en ese espacio puedes contar con servicio de cafetería y menú diario para trabadores. Por ejemplo, StreetDeli es la alternativa al comedor que ofrece un servicio modular de restauración. Una oficina mejor aprovechada, con más servicios que realmente necesitan tus trabajadores.

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Pero, si no cuentas con una oficina propia o no cuentas con el espacio necesario para este tipo de servicios, no significa que no puedas ofrecer los mismos beneficios a tus trabajadores ¡Brio! puede ser la solución para seguir ofreciendo la mejor comida a tus empleados que vienen y van de casa a su puesto de trabajo a lo largo de la semana Un servicio de food delivery preparado en el día y con entrega en tus oficinas. La comida para oficina que se adapta a tus espacios de trabajo, a tu ritmo. Y al de tus trabajadores.

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OTROS ENLACES DE INTERÉS

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Cómo adaptarse a los modelos de flexibilidad laboral de forma exitosa

La flexibilidad laboral se ha convertido en un ingrediente indispensable del bienestar de los empleados. Sus ventajas han demostrado que, permitiendo a los trabajadores desarrollar su jornada laboral desde el lugar que prefieran y en el horario que más les convenga, se puede mejorar el rendimiento y la satisfacción de la plantilla. Y que, además, desde la empresa se ayuda a hacer frente a algunos de los retos más importantes de nuestro tiempo, como es la conciliación de la vida personal y profesional.

¿Y qué es la flexibilidad laboral?

La flexibilidad en el lugar de trabajo se trata de un modelo “a medida” acordado entre empresa y trabajador que enfatiza la voluntad y la capacidad de adaptarse al cambio, particularmente en lo que respecta a cómo y cuándo se realiza el trabajo. En un lugar de trabajo flexible , se satisfacen las necesidades tanto del empleado como del empleador.

Por supuesto, todos estos cambios del paradigma laboral están trayendo consigo una transformación de los espacios de trabajo y de las relaciones laborales, así como un abanico de nuevos retos a los que las empresas deben hacer frente.

¿Qué voy a encontrar en este artículo?

Flexibilidad laboral, ¿qué modalidad es para ti?Beneficios de la flexibilidad laboral Retos de la flexibilidad laboral Flexibilidad laboral, ¿qué modalidad es para ti?

El lugar en el que desean trabajar los empleados ya no es sólo uno. Puede que el lunes prefiera empezar la semana trabajando desde casa, el martes quiera acudir a la oficina para resolver algunas dudas con sus compañeros y que el miércoles decida trabajar desde la cafetería que está cerca de su banco porque tiene que hacer unas gestiones por la mañana.

Eso es precisamente lo que ofrece la flexibilidad laboral, la posibilidad de trabajar dónde y cuándo quieras, mientras cumplas con tus responsabilidades profesionales y tus horas de trabajo. Una forma de darle al empleado la libertad de decidir sobre cómo prefiere organizar su día, favoreciendo la conciliación laboral y familiar, y que tiene beneficios tanto para el trabajador como para la empresa.

¿Qué es y por qué es importante mantener un buen employer branding?

Es el momento de cuidar del público más exigente de una empresa: sus empleados

Desde multinacionales hasta PYMES pasando por todo el espectro de la tipología de empresas, hay una máxima que no se pasa por alto. O no debería pasar. Hablamos de optimizar la reputación interna para una marca. Dicho de otra manera, cuidar la imagen que tienen los empleados de una marca empleadora. Trabajar en torno a ella es trabajar en mejorar las condiciones del sitio de trabajo. Y esto es tarea de una buena estrategia de employer branding.

PRINCIPALES BENEFICIOS DEL EMPLOYER BRANDING

Transparencia en las acciones corporativas para con los empleadosPrevención de crisis internasConocimiento de las necesidades reales del profesionalMejora en la productividad de la empresaMejor ambiente laboral y comunicación internaFragmento destacado¿Qué es el employer branding?

Este concepto nace en los años 60 en Estados Unidos, aunque su significado ha variado con el paso del tiempo. Se puede entender mejor respondiendo a las clásicas preguntas del periodismo:

¿Qué? Una estrategia en torno a la reputación de una empresa¿Cuándo? Es un proceso continuo¿Dónde? Especialmente en el lugar de trabajo, en redes sociales y en la web de la empresa¿Quién? Los líderes, responsables del departamento de Recursos Humanos y Talento¿A quién? El público objetivo que es importante cuidar aquí son los empleados y candidatos potenciales¿Cómo? Con acciones off y online pensadas para conocer a los empleados y responder sus necesidades de forma más eficiente¿Por qué? Porque los profesionales de una empresa son su activo más valioso, y es importante atraer y retener su talento

6 pasos para una estrategia de employer branding efectiva

Pensar en los empleados es pensar en el éxito de la empresa.

¿Qué buscan las empresas a la hora de conseguir profesionales que se unan a sus filas? Retener su talento el mayor tiempo posible, pues es uno de sus principales valores diferenciadores. Para ello tienen a su disposición una serie de herramientas para atraer y retener el talento: incentivos salariares, programas de flexibilidad laboral, beneficios sociales… y más que pueden utilizarse en una estrategia de employer brandingefectiva.

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Transparencia. Productividad. Satisfacción. Prevención. Los beneficios que obtiene una empresa al trabajar su imagen de marca desde el employer branding son numerosos. Comprueba, paso a paso, las tareas que debes poner en marcha para alcanzar el éxito al atraer y fidelizar talento.

CÓMO IMPLANTAR UNA ESTRATEGIA DE EMPLOYER BRANDING EFECTIVA

Qué hace tu competencia.Cómo es tu candidato ideal.Escucha activa hacia tus empleados.Dar voz a embajadores de marca internosMejorar la captación de talento y candidate experiencePracticar el digital employer branding1. Investiga qué hace la competencia

En cualquier departamento de una empresa, grande o pequeña, se realizan procesos de investigación antes de lanzar una nueva estrategia, táctica o acción. Pues a la hora de comenzar una estrategia de employer branding, también. Algunos puntos que debes investigar con precisión:

Debilidades de tu competencia.Oportunidades del sector y del mercado.Comunicaciones de tu competencia.Fortalezas internas que no pueda ofrecer la competencia.Programa de servicios a empleados (por ejemplo, guardería, comida) de otras empresas.

Piensa en la competencia no solo directa, también en aquella que pueda requerir el mismo tipo de empleado que tú. Eso te lleva al siguiente paso.

2. Define tus candidatos ideales

Seguro que buscas un perfil con determinados conocimientos para diferentes puestos de trabajo. Pero ve un paso más allá: seguro que buscas un futuro empleado con una serie de habilidades basadas en la interacción humana, llamadas soft skills. No todo en esta vida es la experiencia académica y laboral y, cuando defines el candidato ideal, importan también sus atributos para determinados equipos.

Además, tienes que investigar y razonar otra serie de supuestos: las barreras que podría tener para no escoger tu empresa, los deseos que tiene que satisfacer, sus impulsores a la hora de tomar una decisión…